[ad_1]

إذا كنت لم تعتمد بعد برنامج مسح الإيصالات لعملك ، فمن المحتمل أنك تفقد بعض الفوائد الرئيسية التي يتمتع بها أقرانك (الذين هزموك) بالفعل. بالنسبة إلى المتفرج ، قد تبدو هذه الفوائد كأشخاص أكثر سعادة ، وأدوات علاقة عميل رائعة المظهر ، واستعداد للتسعير فيما يتعلق بالتغييرات الضريبية وتحسين الربحية. إذا أظهر زملاؤك – وخاصة أقوى منافسيك – علامات التحسن هذه ، فمن المحتمل جدًا أنهم اعتمدوا برنامج مسح الإيصالات.

يقوم برنامج مسح الإيصالات بأكثر من مجرد مسح الإيصالات. يقوم باستخراج البيانات من الإيصالات (وكذلك الفواتير والفواتير وكشوف الحسابات المصرفية ووثائق المصدر الأخرى) مما يلغي الإدخال اليدوي للبيانات وأيضًا فرز البيانات وتصنيفها. مسح الإيصالات هو في الواقع اسم عام لبرنامج المحاسبة الذي يشتهر بقدرات مسح الإيصالات ولكنه قادر أيضًا على إصدار الفواتير للدعم والتحليلات.

استخدمه من أجل: إدخال البيانات باستخدام مسح الإيصالات

  • استفد من: فريق أكثر إنتاجية وأقل توتراً

يستخدم برنامج مسح الإيصالات التعرّف البصري على الأحرف للتعرف على الأنماط في البيانات. عندما يقوم المستخدم بتحميل نسخة ممسوحة ضوئيًا أو صورة لمستند مصدر ، يكون البرنامج قادرًا على استخراج النص من تلك الصورة وإنشاء إدخال نص رقمي.

بالنسبة لفرق المحاسبة وأيضًا لفرق المبيعات والتسويق التي تنتهي بعبء إدخال بيانات ثقيل بسبب إعداد التقارير ، يمكن أن يوفر هذا ساعات – وربما حتى أيام – في الأسبوع.

لا يؤدي هذا فقط إلى تحرير فريقك لمزيد من العمل ، بل يحافظ أيضًا على انخفاض مستويات التوتر لأن المهام الدنيوية والمملة مثل الإدخال اليدوي للبيانات تميل إلى زيادة مستويات التوتر.

يمكن تحرير إدخال البيانات الرقمية الذي يقدمه البرنامج ويمكن تصديره (أو نسخه ولصقه) إلى برامج أخرى والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك. يتم الاحتفاظ أيضًا بنسخة من المستند المصدر مع كل إدخال.

يمكن للنظام أيضًا جمع معلومات الموردين وتفاصيل الطلب من بريدك الإلكتروني.

استخدامه من أجل: إدارة البيانات باستخدام التصنيف التلقائي

  • الاستفادة من: البيانات المنظمة مهنيا

يتم أيضًا فرز إدخالات البيانات التي ينشئها برنامج مسح الإيصالات عن طريق استخراج البيانات تلقائيًا لمرجع المستخدم. سيقوم النظام عادةً بتقسيم الإدخالات إلى مجلدات الفواتير والإيصالات والفواتير وأنواع أخرى من المستندات وسيقوم بترتيبها حسب التاريخ.

يمكن للمستخدم أيضًا المضي قدمًا وإعداد قواعد تلقائية للفرز والتصنيف. يمكنك الفرز حسب المورد، على سبيل المثال ، وقد ترغب أيضًا في فرز الموردين حسب الضرائب أو المنطقة الجغرافية أو دورهم المحدد في سلسلة التوريد الخاصة بك.

يمكن الوصول إلى جميع بياناتك بسهولة بنقرة واحدة. لجعل الأمور أسهل ، تتيح ميزة مربع البحث للمستخدمين البحث عن الملفات عن طريق الكلمات الأساسية.

استخدامه من أجل: دعم الفواتير

  • الاستفادة من: تحسين التدفق النقدي ، والمزيد من المظهر الاحترافي

كم عدد فواتير شركتك الصادرة بعد المواعيد النهائية لتقديمها في هذه السنة المالية؟ من بين هؤلاء ، كم عددًا أدى أيضًا إلى تأخر المدفوعات لك؟ كم عدد الفواتير المنسية؟ كم عدد الفواتير التي تم رفضها بسبب وجود أخطاء فيها؟ كيف كان التدفق النقدي الخاص بك؟ إذا تراجعت قليلاً قبل أن تجيب على أيٍّ من هؤلاء ، فربما يرجع ذلك إلى أنك ما زلت تستخدم الفواتير بالطريقة التقليدية.

يأتي دعم الفواتير مدمجًا مع بعض برامج مسح الإيصالات ويجب شراؤها كجزء من ملحق مع البعض. دعم الفواتير يعني أنك تحصل عليه

  • تنبيهات حول المواعيد النهائية للتقديم وعندما يتم فتح الفواتير أو دفعها أو تأخر موعد استحقاقها
  • قوالب قابلة للتخصيص للفواتير
  • يتم تسليم التذكيرات عبر لوحة معلومات العميل (والتي تعد في حد ذاتها ميزة رائعة أخرى ، مما يسمح لعملائك بالوصول إلى الفواتير السابقة ، وأعمال المشروع السابقة ، وما إلى ذلك)
  • توحيد الفواتير
  • فواتير خالية من الأخطاء خاصة عند سحب البيانات من رسائل البريد الإلكتروني / أوامر الشراء.

استخدمه من أجل: رؤى البيانات

  • استفد من: رؤى تجارية قابلة للتنفيذ تدعم الذكاء الاصطناعي

نظرًا لأن برنامج مسح الإيصالات يقوم بمسح مجموعة كبيرة من المستندات المصدر لك ، فيمكنه تقديم رؤى تجارية عالية التحليلات لك.

علاوة على ذلك ، إذا تم ربط البيانات ببرنامج مسح الإيصالات الخاص بك ، فيمكن أن تتدفق البيانات بسلاسة من حسابك المصرفي التجاري إلى كتبك – يتكامل برنامج مسح الإيصالات بسلاسة مع مجموعات المحاسبة الأخرى عبر الإنترنت. هذا يعني أن البرنامج لديه تحكم في جميع أرباح ونفقات عملك ، مما يسمح له بإعطائك رؤى حول كفاءة سلسلة التوريد والعملاء الأكثر ربحًا وتدفق نقدي أفضل.

يمكنك أيضًا الحصول على لوحة معلومات قابلة للتخصيص – حيث يمكن عرض عدد قليل من مؤشرات الأداء الرئيسية التي حددتها – والتي يمكنك الوصول إليها أثناء التنقل. هذا لأنك تحصل على تطبيق شريك يمكنك استخدامه على هاتفك الذكي. جميع البيانات مباشرة ومحدثة (طالما تم مسحها ضوئيًا وتحميلها).

استخدمه من أجل: الحفاظ على أمان البيانات

  • الاستفادة من: البنية التحتية الأمنية المتقدمة ، والتي لا يمكن تحمل تكاليفها

يعتبر أمن البيانات في مكان العمل مكلفًا للغاية وعلى الرغم من ارتفاع تكاليفه ، إلا أنه لا يزال عرضة للخسارة في الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان. علاوة على ذلك ، يمكن لعدد قليل جدًا من الشركات تحمل تكلفة بنية تحتية أمنية منيعة حقًا ، وعلى هذا النحو ، على الرغم من ما تنفقه ، لا تزال بياناتك القيمة عرضة للسرقة وبرامج التجسس.

البيانات المحفوظة على السحابة في مأمن من الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان ويتم الحفاظ عليها آمنة من خلال جدار الحماية المزدوج. يحتاج مقدمو الحلول إلى الاستثمار في البنية التحتية الأمنية من المستوى التالي كجزء من التزامهم تجاه عملائهم.

استخدامه من أجل: الدعم الضريبي

  • الاستفادة من: المطالبة بالمزيد من الخصومات ؛ أتمتة حساب الضرائب

لا مزيد من الأعذار للتأخير أو الإهمال التام للخصومات الضريبية. يتيح لك برنامج مسح الإيصالات تحميل فاتورة اجتماع القهوة هذه في حينها وهناك ، بمجرد أن تضع يديك على القسيمة الورقية ، لأنها تستخرج البيانات في غضون ثوانٍ.

سيكون أفضل برنامج لمسح الإيصالات في المملكة المتحدة قادرًا أيضًا على إضافة الضرائب الصحيحة بسهولة إلى فواتيرك والتعرف على الضرائب في الإيصالات.

حلول مثل Dext قادرة حتى على مساعدتك في التخطيط للأسعار بشكل أفضل من خلال تقديم رؤى استباقية حول مدى تأثير الضرائب التي سيتم فرضها قريبًا على أرباحك.

استنتاج

برنامج مسح الإيصالات هو أداة عمل يمكنها تمكين الكفاءة الشاملة. انقر هنا لمعرفة المزيد ولطلب نسخة تجريبية مجانية: https://dext.com/en/business-owners/receipt-scanning

[ad_2]